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Cómo gestionar la transición de Ensayos Clínicos al nuevo portal europeo, CTIS

La Regulación europea de ensayos clínicos establece un periodo de tres años de transición para adaptarse al nuevo portal de ensayos clínicos. En este artículo te explicamos cómo gestionar las transiciones de tus ensayos. Es imprescindible que promotores y CROs colaboremos activamente en la estrategia de transición con respecto al CTIS, diferenciando las distintas fases a lo largo de los próximos tres años

Por Lidya Domínguez

Regulatory Unit Head en Sermes CRO. Miembro del Grupo de Trabajo del CTIS de la EMA desde 2017

Artículo sobre la transición de ensayos clínicos al nuevo portal europeo, CTIS. Como migrar estudios de la CTD a la CTR

En enero de 2022, con la puesta en marcha del CTIS, se abre también el periodo de transición de 3 años para adaptarse al nuevo marco de gestión de la documentación de ensayos clínicos en Europa.

Tras la puesta en marcha de la nueva plataforma, que tendrá lugar el 31 de enero de 2022, los únicos obligados a comenzar a utilizar el CTIS desde el minuto cero serán los Estados Miembros. Hay que tener en cuenta que corresponde a cada Estado miembro implicado determinar qué organismos deben participar en la evaluación de la solicitud dirigida a realizar un ensayo clínico y articular la participación de los comités éticos dentro de los plazos de autorización de dicho ensayo clínico tal como se establecen en el Reglamento. Es decir, podríamos decir que el Estado Miembro es la entidad que emitirá la evaluación/autorización conjunta de la Agencia Reguladora y el Comité de Ética

Tres años de transición para los promotores

Los promotores disfrutarán de un periodo de transición de 3 años. El CTIS, por tanto, se podrá implantar en nuestras organizaciones de manera gradual a lo largo de este periodo de transición, de manera que el impacto en las operaciones de promotores y CROs se pueda repartir a lo largo de este tiempo.

Lógicamente, esto significa que durante el periodo de transición, CTIS y EudraCT discurrirán en paralelo, siendo ambas opciones válidas a la hora de gestionar la documentación y la presentación de ensayos clínicos en los países de la Unión Europea, pero hay que tener en cuenta otros aspectos, tales como:

  • Durante el primer año (del 31/01/2022 al 31/01/2023), la solicitud de estudios nuevos se puede realizar tanto vía CTD como a través del CTR. Los ensayos clínicos que hayan sido autorizados bajo la CTD pueden continuar bajo la CTD hasta el final del periodo de transición de 3 años.
  • Para los ensayos clínicos en marcha, la solicitud de transición de la CTD a la CTR tendrá que presentarse con la antelación suficiente para llevar a cabo una evaluación completa antes del final del periodo de transición, teniendo en cuenta que para realizar la transición hay que considerar como fecha de fin, la finalización del ensayo en todos los Estados Miembros. Es decir, considerando que el final del periodo de transición es el 31 de enero de 2025, hay que adelantarse a migrar los ensayos con la antelación suficiente para llevar a cabo una evaluación completa. Nuestra recomendación es de mínimo 4-6 meses, ya que los Estados Miembros pueden emitir aclaraciones (RFI).

 

En definitiva, si tenemos que presentar a evaluación un ensayo nuevo a partir del 31/01/2022 y su fecha de finalización en todos los estados miembros es posterior al 31/01/2025, nuestra recomendación es presentarlo directamente bajo la CTR y, por tanto, vía CTIS. Así evitaremos migraciones posteriores y nuevas evaluaciones y carga de trabajo. Asimismo, habrá que plantearse una estrategia de migración para todos los ensayos en marcha que finalicen más allá del periodo de transición en todos los Estados Miembros.

 

¿Cuándo cambiar un ensayo clínico de la CTD a la CTR, es decir, al CTIS?

Pero ¿qué condiciones se tienen que dar para cambiar el marco regulatorio por el que se rige un ensayo clínico? Es decir, ¿cuándo cambiar desde la CTD hasta la CTR?:

Debemos considerar dos premisas:

  1. Ensayos que actualmente no están en ningún proceso de evaluación bajo la actual directiva en ninguno de los países de la Unión Europea.
  2. Ensayos con el protocolo armonizado en todos los Estados Miembros.

 

Para no sufrir retrasos indeseados, debemos tener en cuenta que, si la premisa numero 2 no se cumple, hay que presentar una modificación sustancial en todos los Estados Miembros bajo la actual directiva (CTD), para armonizar el protocolo y asegurar su cumplimiento bajo la nueva Regulación (CTR). Como siempre, la responsabilidad del cumplimiento bajo el CTIS y, por tanto, dentro de los parámetros de la CTR, es del promotor del ensayo clínico.

Lydia Dominguez

¿Cómo debemos realizar la solicitud de migración del ensayo clínico a CTIS?

Aún habrá que esperar a la publicación por parte de la EMA del módulo en el que se informa de los detalles para realizar la transición de ensayos clínicos, pero podemos decir, en cuanto a la presentación de solitudes para la transición de Ensayos Clínicos al CTIS, que deberemos presentar una solicitud inicial (Initial Application) a través del portal , en virtud del Artículo 5 de la CTR. Esta solicitud debe estar basada en la última versión autorizada del dossier bajo la CTD.  

Estos son los documentos que vamos a necesitar:

Documentos de la Parte I:

  • Cover letter
  • La última versión del protocolo, autorizada por el/los Estado(s) Miembro(s); versión que debería estar armonizada en el caso de que concierna a varios Estados Miembros.
  • Manual del Investigador
  • IMPD (Investigational Medicinal Product Dossier), con sus GMPs, así como los documentos relativos a medicamentos auxiliares, tal y como se hayan presentado a evaluación en el contexto de la solicitud inicial (si es aplicable).
  • Etiquetado

Documentos de la Parte II:

  • Hoja de información del paciente y consentimiento informado
  • Documento de procedimientos y material de reclutamiento, idoneidad de las instalaciones, idoneidad de los Investigadores Principales, es decir, todos los documentos listados en el Anexo I de la Regulación, tal y como se hayan autorizado en el contexto de la solicitud inicial bajo la actual Directiva

 

En caso de que el promotor no pueda proporcionar ciertos documentos listados en el Anexo I de la Regulación, no requeridos bajo la Directiva, el promotor deberá subir al CTIS un documento en blanco.

Una vez que hayamos completado la solicitud inicial (Initial Application), el ensayo migrado será evaluado por los Estados Miembros:

  • Selección del Estado Miembro Notificante (Ensayos multi estado).
  • Validación del Dossier del ensayo clínico.
  • Evaluación de la Parte I y Parte II.
  • Decisión.

 

Una vez que tengamos autorizado el ensayo en CTIS, el promotor podrá incluir la fecha del inicio del reclutamiento en cada Estado Miembro. Cuando la fecha de inicio de reclutamiento sea anterior a la autorización del ensayo, solo será posible incluirla de esta forma en los ensayos migrados. Asimismo, una vez autorizado el ensayo, la información será publica de acuerdo con las transparency rules, a no ser que las reglas de publicación se hayan aplazado en CTIS. A partir de aquí, las reglas a seguir en estos ensayos serán de plena aplicación al reglamento y se deberá ir actualizando la información/documentación en portal de acuerdo con esta regulación.

 Ensayos Clínicos en Europa…

Visto lo anterior, es imprescindible que promotores y CROs colaboremos activamente en la estrategia de transición con respecto al CTIS, diferenciando las distintas fases a lo largo de los tres años de transición que establece la normativa para adaptarse a la misma.

Pongamos algunos ejemplos:

  • Si tenemos en marcha 200 ensayos clínicos que se espera que continúen más allá de enero de 2025, vamos a necesitar migrar toda su documentación a CTIS, con una nueva evaluación del expediente en todos los Estados Miembros. Es importante tener en cuenta que el protocolo del ensayo debe estar armonizado en todos los países de la UE y de no ser así, debe armonizarse bajo la evaluación de una modificación sustancial en cada estado miembro.
  • Por otro lado, si planeamos presentar un ensayo clínico nuevo en 2022, que se espera que continúe más allá de 2024, nuestra recomendación es presentarlo a través de CTIS desde un primer momento. De esa manera, estaremos evitando posteriores migraciones, que pueden llegar a ser complejas y costosas.

 

Pensemos en que todo va a tener que ser evaluado nuevamente en CTIS, por lo que el despliegue de recursos y el impacto en la estructura que podremos necesitar en una gran farmacéutica puede ser de gran envergadura. ¿Cómo afecta a nuestras PNTs? ¿Cómo afecta a nuestras descripciones de puesto de trabajo? ¿Qué modelo de negocio debemos elegir: centralizado o descentralizado? ¿Cómo podemos manejar el sistema de roles? ¿Y las traducciones necesarias? ¿Cuántos recursos necesitamos para abordar el cambio? ¿Lo externalizamos a una CRO o lo manejamos en casa? Son muchas las preguntas que debemos hacernos y el momento de darles respuesta es, sin duda, ahora.

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